在确定目标院士后，需要深入了解其研究方向、近期成果、公开演讲观点，找到与会议主题的契合点：
若院士团队近期发布了关于 “大模型风险评估” 的研究成果，可在邀请时强调会议将设置 “大模型安全专题讨论”，并希望其分享最新研究；
若院士长期关注 “AI 赋能传统产业”，可设计 “产业 AI 转型闭门研讨”，邀请其担任牵头人；
若院士正在推动 “AI 伦理规范” 的制定，可在会议中安排 “AI 治理标准讨论环节”，让其观点能真正影响行业。
有针对性的切入点，会让院士感受到会议的专业性，而不是 “泛泛邀请”。
3. 明确院士在会议中的角色，提供清晰价值预期
根据会议规模与目标，为院士设计合适的参与角色：
圆桌主席：负责引导讨论方向，提升会议权威性；
主旨发言嘉宾：围绕会议主题发表核心观点；
专题讨论嘉宾：参与深度对话，与企业代表、专家学者互动；
闭门研讨主持人：在小范围高端会议中引导关键议题讨论；
学术顾问：为会议提供学术指导，不一定要全程参与。
清晰的角色定位，能让院士团队更容易评估时间投入与参与价值。
二、邀约中：用 “专业 + 诚意” 打动院士团队
找到合适的人选后，关键在于通过专业、得体的沟通方式，向院士传递会议价值，促成邀约成功。
1. 选择权威渠道，提高邀约成功率
院士日常工作繁忙，直接通过公开邮箱或社交媒体邀约往往无效。应选择更权威、更正式的渠道：
官方渠道对接：通过院士所在高校的科研处、人工智能学院、重点实验室等官方部门发函，由机构层面先沟通，再推进个人邀请；
行业协会搭桥：借助人工智能学会、计算机学会等国家级学会的力量，由学会推荐或代为邀请；
学术合作方引荐：通过与院士有合作关系的企业、科研机构负责人代为引荐，可显著提高信任度。
2. 撰写高质量邀请函，突出 “为什么是他”
邀请函是决定院士是否愿意进一步沟通的关键。内容应避免空话套话，重点突出三点：
精准表达邀请原因：说明院士在该领域的贡献，以及与圆桌主题的高度契合；
清晰呈现会议价值：强调会议将为院士提供 “观点发布平台”“产学研对接机会”“政策影响渠道” 等；
明确会议安排：包括时间、地点、议题、已确认嘉宾、院士的具体参与方式与时长。
一份专业、有诚意的邀请函，是成功邀约的重要基础。
3. 灵活沟通，尊重院士的时间与需求
院士时间极其宝贵，沟通时需保持灵活：
若院士无法到场，可协商 “线上参与”“视频发言” 等方式；
若院士对议题有特定关注，可适当调整议程，确保其观点能在会议中充分表达；
跟进沟通时保持礼貌、不过度打扰，同时及时反馈会议最新进展。
三、邀约后：用 “精细化服务” 确保院士参会体验
成功邀请院士后，需要通过专业、细致的服务，确保其参会体验良好，同时最大化发挥其在会议中的价值。
1. 成立专属对接小组，提供全流程支持
为院士配备 1 对 1 对接团队，负责：
会前准备：沟通演讲内容、协助准备材料、确认行程安排、预订交通与住宿；
会中保障：专人引导签到、候场、设备调试，确保院士顺利参与讨论；
会后跟进：发送会议总结、演讲视频、媒体报道，并表达感谢。
专业的服务能让院士感受到尊重，也为未来长期合作奠定基础。
2. 最大化发挥院士价值，提升会议影响力
院士参与的价值不仅在于现场，更在于会前会后的延伸：
会前预热：发布 “院士将出席圆桌会议” 的新闻稿，吸引更多专业观众报名；
会中深度互动：设计 “院士与企业对话”“院士与青年学者交流” 等环节，提高会议含金量；
会后成果转化：整理院士观点，形成行业报告或政策建议，扩大会议影响力。
3. 建立长期合作关系，实现持续共赢
一次成功的邀约，是长期合作的开始：
邀请院士担任会议的 “学术顾问”，参与下一届会议的主题规划；
推动院士团队与企业、科研机构的合作，形成产学研协同；
定期向院士反馈行业动态，保持常态化沟通。
结语：邀约院士的核心是 “价值共鸣”
邀请两院院士参与人工智能圆桌会议，不是靠 “资源” 或 “关系”，而是靠 “会议价值” 与 “院士研究价值” 的高度匹配。
只有做到前期精准匹配、中期专业沟通、后期精细服务，才能真正邀请到顶尖科学家站台，让圆桌会议成为行业思想高地与技术交流的重要平台。返回搜狐，查看更多